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会议酒店该如何选择一个合适的地点?

2021-09-07 14:19:56

我们应该如何选择一个合适的酒店会议地点?

去外地开会还没找到开会地点怎么办?这是很多行政工作者担心的问题。选择一个好的开会地点,领导会觉得舒服,员工自然会觉得舒服。可以找一个适合自己的会议地点,制定合理的会议预算,享受特殊服务,让你免去复杂的相关流程。大家都知道,开会的时候主要是选择地区和城市,然后选择场地和设备。根据不同的会议要求,人们会做出不同的选择。负责人提出并选择。

1.开始选择并确认候选人名单。

主要是需要进行选择,即根据会议目标确定选择目标。如果是举办大型展会,选择相当简短,我们可以选择会议酒店或会议中心。如果我们的目标之一是举行会议,那么拥有许多会议室的会议酒店比度假酒店更合适,因为度假酒店中有太多的活动和地址分散了与会者的注意力。当然,酒店不一定是选择。你也可以考虑餐馆、主题公园、游轮等。然后你可以逐步缩小候选人计划,然后将候选人名单提交给委员会或小组进行评论和终决定。记住,目前还处于询价分析阶段,除非你已经实地询价,否则千万不要签任何协议。

2.风景查询。

确认候选人名单后,你要核对名单上的会议地址。每个酒店和会议中心都有自己的一套政策,其中一些符合您的要求。其中一些可能不符合您的要求。近年来,流行的会议场所(尤其是社交会议和关于小计划的活动)包括博物馆、画廊、历史奇迹遗址、图书馆甚至动物园。在美国,一个全国性协会的分支机构曾经在动物园举办了一个分支机构,并提供午餐。当时,该协会正在举行年会。作为支部的组织者,一个支部组织提议晚上把会议改到动物园,结果受到热烈欢迎。很多机构会在主题公园举办一些特别的活动,届时主题公园会关闭一些对外的餐饮服务,以满足特别活动的需要,参与者在吃完饭后会在公园停留几个小时。

3.现场询问。

在终确认地址之前,查询一下网站是非常重要的。你可以通过邮件、互联网、旅游运营或其他方式获得各种网站信息。但是,俗话说,耳闻不如目见,也就是说,这些不如亲自去现场有用。

4.终选择。

选址是为一项活动选择地址的过程。当您选择一个地址时,这意味着您已经拒绝了其他候选地址。不过,还是有几点需要注意。主要是当你实地查询回来后,要尽快与各个查询地址取得联系。不管你终选择谁,你都应该给他们发一封感谢信。这不仅是一个基本的礼貌问题,也是这个称呼未来使用的铺垫。也许有一天你会和他们有生意往来。除了感谢信,还应该传达一下你在现场询问时没有想到的问题。越早提出问题,越早得到答案,在做终决议时可以参考的信息就越多。一旦你做了决定,你应该尽快联系候选地址,这样那些选定的地址才能与其他会议团队合作。


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