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重庆会议酒店如何让会议占用更少

2021-05-24 09:10:14

重庆会议酒店如何让会议占用更少

低效率,无重点,无方向性——开会每天都会浪费宝贵的时间和资源。下面来谈谈如何让你的公司远离无效的会议而转向高产的协作。

没有一个有自尊心的企业想对外宣为效率低下、不专注、无方向性,经常无端地浪费数万美元。然而,这正是每天发生的事情,因为全球各地的企业迫使员工花时间开会,而这些会议对投入的时间和精力没有任何有层面的回报。

作者复盘一次会议管理产品的设计,针对企业会议室管理中遇到的问题设计基本流程与方案,分享给大家。

一、项目背景

企业是一群人的团队协作,如何把这群人的智慧和力量有效地凝聚起来,会议这种方式便由此而生。一场高效的会议能够汇聚大家的想法,反之只会占用与会人员宝贵的时间。

目前企业运转中,围绕会议存在着许多问题:会议室资源总是不足,各种会议撞车;与会人员通知不到位;会前不知道会议内容,到了会议室一脸懵逼;会议签到造假;管理人员不清楚会议室使用情况;会议效率低下;会议决议不能有效落地执行等。

传统的会议管理是前台同事用一张excel表格,记录所有会议室的预约情况,所有的会议室资源由个人调配。如果只有一两个会议室,这种方式自然没什么问题。但是会议室与会议的数量稍微上涨,这种方式就无法有效地解决以上问题,让追求高效的会议变得不高效。

二、业务流程

1. 会议室管理

目的:用于管理员维护会议室的基本信息,如新增会议室信息、禁用维修状态的会议室等,确保企业员工能正常预约使用会议室。

会议室管理至少包含以下要素:

会议室名称:区分每个会议室的名称标识;

所在位置:会议室所在的大楼与楼层,方便用户通过位置进行筛选;

容纳人数、设备情况:会议室z多支持多少人进行开会,提供哪些硬件设备,如投影仪、麦克风等;

启用状态:会议室可用状态,避免员工预约维修中的会议室;

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