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重庆会议酒店召开会议一般需要准备什么

2021-08-16 17:42:45

  重庆会议酒店召开会议一般需要准备什么

  企业选择在酒店召开会议,往往是比较重要或者较为大型的会议,从开始的会议主题、预算、邀请领导,到现场的酒店会议室设施、现场环节控制,再到客房、用餐等,展现可能拉得比较长,这些会议往往需要较长且精细的准备过程,那么重庆会议酒店场地一般需要准备什么呢?

  要素一:在酒店召开会议,首先要确定场地,那么在准备工作中,需要确定会议主题、参会总人数、总预算,从而根据酒店地理位置、会议室桌陈列结构、是否有柱、容纳人数、配套设施来挑选合适的会议场地。

  要素二:确定了场地,接下来就是对会议流程的安排。会议总天数,议程安排、重要嘉宾邀请,领导讲话重要环节,每个流程需要准备的物料,例如是否需要专车接送、桁架舞台搭建、签到区、会场鲜花、现场大屏、音响租赁、同声传译、礼仪小姐、主持人、摄影摄像等。这些都需要提前联系各个服务公司,或者找第三方会务公司来统筹安排。

  要素三:住宿、餐饮会议配套服务。除了会议主体涉及到的环节外,参会人员的住宿、餐饮也同样重要。在邀请阶段,就需要询问嘉宾的报到时间,离会日期,以及同行人员数量。根据这些来安排客房类型、数量、入住和离开时间,提前跟酒店预订,以免出现不够入住或者造成空房浪费。餐饮同样也需要根据每天的参会人数做出计划,每日需要的正餐和茶歇次数,提前通知酒店购买食材。餐饮涉及到的安全问题,需要多多重视,以免给会议增加负面影响。

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